Étude de cas - La Boîte à Grains
Étude de cas - La Boîte à Grains
Le défi
La collaboration
Ce qui est déployé
Les résultats
Conclusion
« Avant, la réconciliation des factures, c'était une tâche que mon équipe faisait à la main, article par article. On savait qu'on perdait de l'argent sur des écarts de prix, mais on n'avait pas la capacité de tout attraper. Depuis qu'on a implanté l'intelligence artificielle avec Quartier AI, c'est automatique. Le système détecte les écarts, génère les demandes de crédit, et mon gestionnaire n'a plus qu'à valider. On a éliminé 80 % de la tâche
manuelle, on est à 100 % de précision, et on a récupéré facilement 40 heures par mois, sur un seul processus, qu'on réinvestit ailleurs dans le magasin. »
Alexandre Savard
Propriétaire - La Boîte à Grains
La Boîte à Grains est une institution de l'Outaouais depuis 1980. Épicerie naturelle et biologique, l'entreprise opère plusieurs points de vente à Gatineau et livre à travers le Québec et l'Ontario. Avec des dizaines de fournisseurs actifs et des circulaires promotionnelles planifiées jusqu'à un an à l'avance, la gestion des achats est complexe — et les prix négociés changent à chaque circulaire.
Le problème : les fournisseurs ne facturent pas toujours les prix promotionnels convenus. Et sans système capable de tout vérifier, ces écarts passaient sous le radar.
Le processus reposait entièrement sur la vérification manuelle. À chaque réception de facture, l'équipe comparait les prix unitaires entre le bon de commande Excel et le PDF de la facture, article par article. En cas d'écart, un formulaire papier de demande de crédit était rempli et envoyé au fournisseur. L'équipe achats et l'équipe finances cumulaient environ 40 heures par mois sur ces seules tâches de réconciliation et de suivi — du temps que le volume croissant de circulaires rendait de plus en plus difficile à absorber.
L'enjeu financier était réel, mais invisible : personne ne savait précisément combien d'argent quittait l'organisation chaque mois en écarts non réclamés.
Quartier AI a débuté par un mois d'audit stratégique — cartographie complète du processus, identification des Points de friction, définition des critères de la solution. Le diagnostic était clair : le problème n'était pas humain, il était structurel. Il fallait retirer la charge de vérification, pas les personnes.
La réponse a pris la forme de BAG OS, une extension d'EntrepriseOS construite sur mesure pour les opérations d'achat de La Boîte à Grains. Le développement et le déploiement ont été complétés en deux mois, pour un projet total de trois mois de l'audit à la mise en production.
L'approche retenue intègre une logique human-in-the-loop à l'étape finale : le système agentique fait l'analyse, détecte les écarts et génère les demandes de crédit — mais c'est le gestionnaire qui valide et envoie. Pas d'automatisation aveugle. Un contrôle humain final qui garantit la qualité des échanges avec les fournisseurs, tout en éliminant la corvée de vérification.
BAG OS centralise les bons de commande importés en CSV ou XLSX, surveilleautomatiquement la boîte courriel dédiée aux factures, extrait les données clés de chaquePDF reçu par OCR agentique, croise les informations en temps réel et génère les documentsde crédit dans un format standardisé — numéro de facture, identification unique parmagasin, détail par marque, UPC, montant facturé et montant du crédit à réclamer.
Chaque facture entrante déclenche immédiatement un flux de traitement complet, sans aucune action humaine
requise.
Toutes les données clés de chaque facture PDF sont lues, structurées et associées au bon fournisseur et au bon magasin en quelques
secondes.
Le croisement se fait en temps réel, au rythme des livraisons fournisseurs, sans accumulation
ni délai.
Format standardisé, identifiant unique par magasin, détail par marque avec montants facturés et crédits à réclamer. Prêt à envoyer en un clic.
Chaque facture entrante déclenche immédiatement un flux de traitement complet, sans aucune action humaine
requise.
Le gestionnaire reçoit une alerte, consulte le document généré, valide et transmet au fournisseur. Le cycle de résolution passe de
plusieurs jours à quelques minutes.
Dès la première semaine de mise en production, BAG OS a détecté des écarts que le processus manuel n'avait jamais vus.
En quatre semaines, 3 000 $ à 4 000 $ en crédits fournisseurs ont été récupérés — de l'argent qui quittait l'organisation en silence depuis des mois, faute d'un système capable de tout vérifier. Sur la base de ces premiers
résultats, la projection annuelle se situe entre 30 000 $ et 50 000 $ en récupération de crédits (estimation).
Les 40 heures mensuelles libérées — récupérées sur ce seul processus de réconciliation et de gestion des demandes de crédit, identifié lors de l'audit stratégique — sont réallouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le taux d'erreur de réconciliation est à zéro : la détection est automatique, systématique, sans omission possible. Et le time-to-value a été immédiat : les premiers résultats mesurables sont apparus dès le jour du déploiement en
production.
Au-delà des chiffres, BAG OS a rendu visible ce qui était invisible. La Boîte à Grains sait maintenant exactement ce que ses fournisseurs lui facturent — et ce qu'ils lui doivent.
Les entreprises en commerce de détail alimentaire qui gèrent des achats promotionnelscomplexes sous-estiment presque toujours le coût réel de la vérification manuelle, entemps perdu autant qu'en argent non réclamé. Ce n'est souvent qu'une fois qu'un systèmeprend le relais que l'ampleur du problème devient mesurable.
Votre organisation gère-t-elle des achats promotionnels avec plusieurs fournisseurs?Lesécarts que vous ne voyez pas coûtent probablement plus cher que vous ne le pensez